如何把使用邮箱的效率提升50%，这些方法必须学会-一一网

“如果不懂得如何提高工作效率，那和初入职场的实习生有什么区别”

尽管是在重度使用邮件沟通的企业里边，也仍然存在一堆不会使用邮件的员工，这里说的不会，是除了简单的收发邮件之外，其余一窍不通的人。

在我实习的半年里，几乎每天晚上下班前都会给上千的陌生用户群发岗位邀请，第二天早上打开邮箱，充斥着几十上百的未读邮件，有的直接回复了简历附件，有的具体询问了岗位详情，也有当成是骗子问候我全家。

最开始的时候，在处理未读邮件花的时间太多，足够我下楼吃个早餐、刷完今日头条、再跟部门所有的女生说句早安。

最后通过网上寻找方法，向上级请教怎么更好的使用邮件（几乎每个经验丰富的职场人，都会有自己独特的提升效率的方法）高效使用邮件后省下来的时间，可以做更多的事情，吃更饱的早餐、刷更多的新闻、跟更多的女孩子问早。

“依托工具的效率提升，需要更多的熟悉工具、利用工具、发挥工具，许多懒人不肯迈出第一步，再好的工具也只是高射炮灭蚊。”

以下是我在邮箱上的一些使用习惯和提高邮件效率的技巧，希望对你有一定的帮助。

如何高效收发邮件？

选择适合自己的邮件客户端

无论是 Windows 还是 macOS，都有很多优秀的邮件客户端，如果没有特别需要，系统自带的邮件足以满足工作需要，win下推荐使用「Outlook」或「foxmail」，如果喜欢简洁易上手，可以使用「邮箱大师」。

更好的利用标题

在标题中用尽可能的简洁的字眼，让收件人一目了然的概括你的主旨，采用 <行动> – <信息> 的结构，一封邮件一个主旨，越是短小精悍的邮件，越能起到更好的沟通作用，如果无法做到一个主旨，请尽可能的把话题限制在三个以内。

好的邮件标题与不推荐示例

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长邮件做出提示

邮件内容如果无法精简，需要大篇幅的展开叙述，那么请在邮件开头注明长邮件提醒，并解释为什么需要较长的篇幅。
这不仅是对对方的尊重，也容易让对方认同自己，更愿意仔细的阅读你的邮件，这在对外的客户沟通中尤为重要。

有技巧的控制往来

如果邮件里描述事件很紧急，可以直接电话沟通，在有些情况下，邮件沟通只是流程的一部分，可以先让工作流程走下去，后面再补上邮件。
如果邮件无需任何反馈，可以在文末添加：无需回复、已经办妥等字样。
利用**「邮件回执」** 确认对方是否已经收到邮件。

邮件模板

花一份时间就可以节省后续更多的工作量，岂不美哉？如果某一种邮件类型需要经常使用到，那么邮件模板就起到了很大的作用，即节省了编写邮件的时间，也统一了邮件内容的风格，信息直观明确，也方便结合其他工具用于大批量的邮件群发。

通讯录管理

大多数邮件客户端都具备通讯录功能，你可以将添加常用的联系人，或设置群组，在发送邮件的时候可以更快的选择收件人和抄送对象，也方便后面提到的邮件分类。

如何高效的管理邮件？

设置标签分类

给东西贴上标签是人与生俱来的能力，处理邮件亦是如此，你可以设置各种文件夹来归纳你的邮件，如果你日常处理的邮件不是特别多，也可以只设立一个 「已处理邮件 来统一留存。再利用邮件客户端的 「搜索」 去轻松查找你之前的邮件。

日历和会议

这两个在邮件中不怎么起眼的功能，确实作为你私人助理的两大利器，将邮件中的待办信息添加到日历中，重点是，这不用你手动操作，收到邮件后会自动给你处理待办和会议信息。

创建邮件规则

大多数邮箱客户端都包含**「邮件规则」**功能，你可以利用它创建一系列的规则，指挥邮件做出预设动作，通过条件判断，自动帮你处理邮件。以 macOS 的邮箱客户端为例，条件规则包括：

发件/收件人、抄送、标题、内容
发出日期、收到日期
发件人是否在我通讯录或群组中
邮件是否疑似垃圾、是否带有签名、是否加密
邮件优先级
附件类型

可以根据条件做出的响应动作有：

回复、转发、代转邮件
移动、拷贝、设置颜色或优先级
删除、标为已读、运行脚本等

良好的邮件使用习惯有哪些？

邮件当日清

对每封邮件做到当天处理，保持收件箱的清空状态，维系一个强迫症患者该有的价值观。
** 任何一句“明天再处理吧”，都会让你的工作效率瞬间下跌。**
当然，这也并不是要求你一天到晚死盯的收件箱，毕竟处理邮件不是你的本职工作，定时的看一眼即可，剩下的时间全身心的投入到工作当中。「既时回复」和「定时回复」相结合，重要的邮件必然要快速反应，其余的邮件，可以创建规则，安排时间统一处理。